Privacyverklaring

Contactformulier. Als u ons via de site contacteert, verwerken we uw naam, e-mailadres en bericht — uitsluitend om uw vraag te beantwoorden. We bewaren die berichten tot één jaar na afhandeling.

Lid worden & ledenadministratie. Wie lid wordt (online of op papier) geeft identificatie- en contactgegevens op. Als lid houden we daarnaast uw lidmaatschaps- en betaalstatus per wijnjaar, aanwezigheden en gildegraden bij. Grondslag: de lidmaatschapsovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang als vereniging. Ledengegevens bewaren we tijdens het lidmaatschap en tot uiterlijk vijf jaar na het einde ervan; daarna verwijderen of anonimiseren we ze, met uitzondering van wat we wettelijk langer moeten bijhouden (boekhoudkundige stukken: 7 jaar).

Inschrijvingen voor activiteiten. Bij een inschrijving verwerken we naam en e-mailadres van de deelnemers en de gekozen opties. Online betalingen verlopen via een externe betaalprovider (Mollie of Bancontact); wij ontvangen enkel de betaalstatus en het bedrag, nooit kaart- of rekeninggegevens. Deelnamegegevens van niet-leden bewaren we maximaal één jaar na het evenement.

Ledenportaal. Leden met een account kunnen inloggen om zich in te schrijven en hun eigen gegevens en toestemmingen te beheren.

WineFlow-app. Onze app voor gsm en tablet is het ledenportaal in appvorm — er wordt niets extra verzameld. U logt in met uw e-mailadres en wachtwoord; daarna blijft een toegangssleutel op dat toestel staan tot u uitlogt, zodat u tijdens een proeverij niet telkens opnieuw moet aanmelden. Bij die sleutel bewaren we de naam van het toestel (bijvoorbeeld “WineFlow gsm”), zodat u ziet waar u aangemeld bent en we een verloren toestel gericht kunnen intrekken. Uitloggen wist de sleutel van dát toestel.

Proefnotities. Wat u tijdens een proeverij per glas noteert — scores, gekozen kenmerken uit het aroma-, kleuren- en smaakwiel, uw eigen tekst en uw gok welke wijn het is — bewaren we bij uw ledenfiche. Die notities zijn van u: enkel u ziet ze op uw fiche. Op het scherm in de zaal verschijnt uitsluitend een anonieme telling over alle aanwezigen samen (“20× kers”), nooit wie wat schreef. De app toont geen reclame, volgt u niet en gebruikt geen analyse-diensten van derden.

Logboek van websiteactiviteit. Voor de veiligheid en het intern beheer houden we een logboek bij van bezochte pagina's op de website (welke pagina, tijdstip, IP-adres en browsertype) — ook van niet-ingelogde bezoekers — en van beheerhandelingen (aanmaken, wijzigen of verwijderen van gegevens door bestuursleden). Dit gebruiken we uitsluitend voor beveiliging, foutopsporing en verantwoording; nooit voor reclame of profilering. Deze logs worden na 180 dagen automatisch gewist.

DMARC-rapporten. Andere mailservers sturen ons technische rapporten over mail die in onze naam verstuurd wordt. Die bevatten de ip-adressen van verzendende mailservers — nooit gegevens van leden of bezoekers. We bewaren de detailgegevens 24 maanden; de dagtotalen die daaruit voortkomen houden we daarna onbeperkt bij, zonder ip-adressen.

Clubcommunicatie. Leden ontvangen e-mails over activiteiten (uitnodigingen, herinneringen, nieuwsbrieven). Afmelden kan op elk moment via de afmeldlink onderaan elke e-mail of via het ledenportaal.

Vlaamse Wijngilde vzw (Ken Wijn-flash). Enkel als u daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd, delen we uw voornaam, naam en e-mailadres met de Vlaamse Wijngilde vzw, zodat u haar nationale mailings (zoals de Ken Wijn-flash) rechtstreeks ontvangt. Deze toestemming is volledig optioneel, staat los van uw lidmaatschap en kunt u op elk moment intrekken via het ledenportaal of via info@wijnclubzottegem.be.

Statistieken over onze e-mails. Van elke clubmail houden we bij of hij is afgeleverd, of hij geopend werd en of er op een link in geklikt werd, met het tijdstip daarvan en om welke link het ging. Daarvoor bevat elke mail een klein, onzichtbaar beeldje (een "telpixel") en lopen de links in de mail via een adres van onze e-maildienst Resend, die de klik registreert en u meteen doorstuurt. Zo weten we of onze uitnodigingen aankomen en leesbaar zijn, en welke berichten ons ledenbestand bereiken. Het bestuur kan deze gegevens ook per lid inkijken op uw fiche in het beheer, naast uw inschrijvingen: zo zien we bijvoorbeeld dat een uitnodiging u wél bereikte maar dat een inschrijving halverwege bleef steken, en kunnen we u gericht verderhelpen in plaats van iedereen dezelfde herinnering te sturen. We koppelen deze gegevens niet aan externe profielen of adverteerders, en gebruiken ze niet om leden te rangschikken of te beoordelen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende ledencommunicatie. Wilt u dit niet, dan kunt u in uw e-mailprogramma het automatisch laden van afbeeldingen uitschakelen — dan wordt geen opening geregistreerd — of u volledig uitschrijven via de afmeldlink onderaan elke mail. Deze meetgegevens verwijderen we na twaalf maanden.