Privacyverklaring
Versie 1 · laatst bijgewerkt: 20 juli 2026 · gebaseerd op het model van de Vlaamse Wijngilde vzw
Wijnclub Zottegem (Vlaamse Wijngilde — Commanderij Zottegem) hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we in heldere taal uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoelang we ze bijhouden en welke rechten u heeft volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Wie is verantwoordelijk?
Wijnclub Zottegem is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en onze ledenadministratie worden verwerkt. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u ons bereiken via info@wijnclubzottegem.be. Onze activiteiten vinden plaats in Feestzaal De Linde, Gaverland 55, 9620 Zottegem.
Welke gegevens verwerken we, en waarom?
Contactformulier. Als u ons via de site contacteert, verwerken we uw naam, e-mailadres en bericht — uitsluitend om uw vraag te beantwoorden. We bewaren die berichten tot één jaar na afhandeling.
Lid worden & ledenadministratie. Wie lid wordt (online of op papier) geeft identificatie- en contactgegevens op. Als lid houden we daarnaast uw lidmaatschaps- en betaalstatus per wijnjaar, aanwezigheden en gildegraden bij. Grondslag: de lidmaatschapsovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang als vereniging. Ledengegevens bewaren we tijdens het lidmaatschap en tot uiterlijk vijf jaar na het einde ervan; daarna verwijderen of anonimiseren we ze, met uitzondering van wat we wettelijk langer moeten bijhouden (boekhoudkundige stukken: 7 jaar).
Inschrijvingen voor activiteiten. Bij een inschrijving verwerken we naam en e-mailadres van de deelnemers en de gekozen opties. Online betalingen verlopen via een externe betaalprovider (Mollie of Bancontact); wij ontvangen enkel de betaalstatus en het bedrag, nooit kaart- of rekeninggegevens. Deelnamegegevens van niet-leden bewaren we maximaal één jaar na het evenement.
Ledenportaal. Leden met een account kunnen inloggen om zich in te schrijven en hun eigen gegevens en toestemmingen te beheren. Voor de veiligheid houden we een logboek bij van portaalactiviteit (inclusief IP-adres); dat wordt automatisch opgeschoond.
Clubcommunicatie. Leden ontvangen e-mails over activiteiten (uitnodigingen, herinneringen, nieuwsbrieven). Afmelden kan op elk moment via de afmeldlink onderaan elke e-mail of via het ledenportaal.
Vlaamse Wijngilde vzw (Ken Wijn-flash). Enkel als u daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd, delen we uw voornaam, naam en e-mailadres met de Vlaamse Wijngilde vzw, zodat u haar nationale mailings (zoals de Ken Wijn-flash) rechtstreeks ontvangt. Deze toestemming is volledig optioneel, staat los van uw lidmaatschap en kunt u op elk moment intrekken via het ledenportaal of via info@wijnclubzottegem.be.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen uw gegevens nooit. We werken met een beperkt aantal dienstverleners (verwerkers) die gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken: onze hostingpartner (website en databank), Resend (verzending van e-mails) en Mollie en Bancontact (online betalingen). Met de Vlaamse Wijngilde vzw delen we contactgegevens uitsluitend van leden die daarvoor uitdrukkelijk kozen (zie hierboven). Daarnaast geven we gegevens enkel door als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.
Portretrecht
Tijdens onze evenementen en activiteiten kan beeldmateriaal (foto's en video's) worden gemaakt. Dat kan gebruikt worden voor onze communicatie, zoals de fotogalerij op deze website of onze berichten aan leden. We respecteren het portretrecht: heeft u bezwaar tegen het maken of publiceren van beelden waarop u herkenbaar bent, laat het ons vooraf weten via info@wijnclubzottegem.be — dan verwijderen we de beelden of publiceren we ze niet. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken; voor minderjarigen vragen we vooraf uitdrukkelijke toestemming van ouder(s) of voogd.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage, verbetering, beperking van de verwerking, wissing en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking of een gegeven toestemming in te trekken. Leden beheren hun contactgegevens en toestemmingen rechtstreeks via het ledenportaal, waar ook een kopie van de eigen gegevens te downloaden is. Voor andere verzoeken mailt u info@wijnclubzottegem.be; we antwoorden binnen de 30 dagen. Bent u niet tevreden met onze reactie, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00). We vragen wel om eerst contact met ons op te nemen, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken.
Cookies
Deze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies en geen analytics van derden; een cookiebanner is daarom niet nodig. De enige cookies zijn strikt functioneel: een sessiecookie (en optioneel een "aangemeld blijven"-cookie) zodat leden ingelogd blijven op het ledenportaal. Deze cookies volgen u niet over andere websites en verdwijnen bij het uitloggen of vervallen vanzelf.
Beveiliging
Ledengegevens zijn enkel toegankelijk voor bestuursleden met beveiligde beheerderstoegang; leden zien via het portaal uitsluitend hun eigen gegevens. Alle verbindingen verlopen versleuteld (HTTPS). Toestemmingswijzigingen worden gelogd zodat we kunnen aantonen wie waarvoor toestemming gaf.
Wijzigingen aan deze verklaring
Bij belangrijke wijzigingen passen we deze pagina aan en vermelden we de datum bovenaan. Vragen? Mail ons gerust op info@wijnclubzottegem.be.